Para quem é, e o que este manual não é
Este é um documento técnico e interno. Ele existe pra quem configura e opera as subcontas dos clientes no GoHighLevel — hoje Leo, Vini e Rafael. Se o que você quer é o guia de como o comercial usa o CRM no dia a dia (pipeline, follow-up, mensagens), esse é outro material: o Guia do A3 na Prática.
Os dois documentos, lado a lado
| Documento | Responde a pergunta | Público |
|---|---|---|
| Este manual (GHL por dentro) | “Como eu ligo e monto o GHL de um cliente?” | Quem implementa |
| Guia do A3 na Prática | “Como eu vendo usando o CRM já pronto?” | Comercial / cliente A3 |
Na arquitetura da 7Tima, o GoHighLevel é a ferramenta da camada operacional (L6): é onde vivem landing pages de qualificação (Pilar 2), o CRM e as automações de follow-up (funil duplo), os disparos pra base e o tracking de destino do lead (Pilar 3). Ele não substitui o ClickUp (gestão) nem o Reportei (dashboard) — ele é a máquina, não o painel.
O GoHighLevel muda de tela quase toda semana. Nomes de menu neste manual podem estar levemente diferentes na sua conta. Os conceitos não mudam. Quando a tela divergir, a fonte da verdade é sempre help.gohighlevel.com — nunca um tutorial de terceiro no YouTube de 2022.
O que o GoHighLevel é, sem marketing
GoHighLevel (GHL) é um CRM tudo-em-um white-label: junta captação (funis, formulários, agenda), relacionamento (inbox multicanal, e-mail, SMS, WhatsApp), automação (workflows) e cobrança (Stripe/PayPal) numa conta só. A 7Tima usa como trilho central de cada cliente.
As 6 peças que a gente realmente usa
| Peça | O que é | Onde no menu |
|---|---|---|
| Contacts | A base. Cada pessoa, com custom fields, tags e histórico. | Contacts |
| Opportunities | Negociações caminhando na pipeline (Kanban). | Opportunities |
| Conversations | Inbox unificado: WhatsApp, IG, e-mail, SMS num lugar. | Conversations |
| Sites / Funnels / Forms | Landing pages de qualificação e formulários. | Sites |
| Automation (Workflows) | O que dispara sozinho. O foco do bloco 06. | Automation |
| Calendars | Agenda de agendamento com sync do Google/Outlook. | Calendars |
O GHL é a ferramenta onde a 7Tima entrega o lead qualificado (nome, WhatsApp, e-mail, origem/UTM, respostas do formulário) e onde o cliente atende e vende. Nós montamos a máquina e instalamos o método; a conversa com o lead é sempre de quem opera. Automação abre porta, quem vende é gente.
Agency, subcontas e o Snapshot que replica tudo
O GHL tem dois níveis. Entender isso é o que separa quem “mexe no CRM” de quem administra a operação da 7Tima inteira.
Agency (nível 7Tima)
A conta-mãe. Enxerga todas as subcontas, cuida do faturamento das ferramentas (número, e-mail, WhatsApp), guarda os Snapshots e define o white-label (a marca 7Tima na tela do cliente).
Sub-account / Location (nível cliente)
Uma por cliente. É onde vive a operação real dele: contatos, pipeline, workflows, formulários. Guiaderodas, Patrícia, YÁgua — cada um é uma Location isolada.
Snapshot — a peça mais importante deste bloco
Um Snapshot é um molde congelado de uma subconta: pipelines, workflows, campanhas, custom fields, calendários, formulários e templates, tudo empacotado. Aplicar um snapshot numa subconta nova instala o padrão 7Tima em minutos em vez de montar do zero.
Quando a gente “implementa o CRM em 30 dias”, na prática é: aplicar o Snapshot 7Tima na subconta do cliente → ajustar o que é específico dele (canais, textos, credenciais) → treinar. O snapshot é o que torna a promessa de 30 dias possível. Todo aprendizado que melhora um workflow deve voltar pro snapshot-mestre — senão cada cliente vira um floco de neve e a gente perde escala.
Snapshot não sincroniza pra trás: melhorar o snapshot-mestre não atualiza subcontas já criadas automaticamente. Atualizações em subcontas antigas são manuais (ou via “push update”, com cuidado). Documente o que muda.
Contatos, campos, tags e o funil padrão 7Tima
Aqui é o esqueleto de dados. Errar isso quebra as automações e o tracking lá na frente, porque tag e campo são o que os workflows leem pra decidir o que fazer.
| Conceito | O que é | Como a 7Tima usa |
|---|---|---|
| Custom Field | Campo personalizado no contato. | Guardar UTM (source/medium/campaign), procedimento de interesse, click ID. |
| Tag | Etiqueta no contato. | Temperatura (Lead Qualificado → Interessado → Altamente Interessado → Cliente) e origem de campanha. |
| Opportunity | A negociação (o card do Kanban). | Um por lead que entrou no funil de vendas. |
| Pipeline / Stage | O funil visual / cada coluna. | O funil padrão de 7 estágios abaixo. |
| Smart List | Lista salva de contatos filtrados. | “Altamente Interessados sem resposta há 3 dias” pra reativação. |
1 · Novo Lead2 · Em Atendimento3 · Qualificado4 · Agendamento5 · Compareceu6 · Cliente7 · Pós-venda
O detalhe de cada estágio (o que fazer, critério pra avançar) mora no Guia do A3 na Prática. Aqui interessa que o workflow depende desses nomes exatos — mudar o nome de um estágio pode quebrar automação que dispara “quando entra em Agendamento”.
O valor da oportunidade usa formato americano. R$ 1.500,00 se escreve 1500.00 (ponto, não vírgula). Vírgula vira número errado no relatório.
Formulários, funis e agenda: as portas de entrada
Antes das integrações e automações, o lead precisa entrar. O GHL captura por três portas: formulário/survey, funil (landing page nativa) e calendário (agendamento).
| Porta | Quando usar | Detalhe técnico que importa |
|---|---|---|
| Form / Survey | Captura simples ou qualificação em etapas. | Pode ser embed no site do cliente. Aceita campos ocultos — é aí que a UTM gruda no contato. |
| Funnel (landing nativa) | Cliente sem site próprio ou LP de campanha. | Hospedada no próprio GHL. Rastreamento (GA4/Pixel) configurado direto nas settings do funil. |
| Calendar | Agendamento (consulta, call de vendas). | Sincroniza com Google/Outlook pra não dar overbooking. Booking dispara workflow. |
Se o formulário está embedado como iframe (de leadconnectorhq.com ou msgsndr.com), o GTM do site do cliente não captura o envio de dentro do iframe. Solução mais à prova de erro: configurar o form pra redirecionar pra uma página de obrigado e disparar a conversão nela. Isso está detalhado no guia de tracking de cada cliente (projeto Confluência).
Todo formulário 7Tima carrega campos ocultos de UTM (utm_source, utm_medium, utm_campaign) e, quando dá, o click ID (fbclid/gclid). Sem isso, o lead entra no CRM órfão — a gente vê que veio um lead, mas não sabe qual campanha o trouxe. É o que fecha a prova de ROI no bloco 05.
Tudo o que entra e sai do GoHighLevel
Esta é uma das duas seções-coração do manual. O GHL vira o trilho central quando você liga as pontas: anúncios, site, WhatsApp, agenda, pagamento e as plataformas de dados. Existem quatro maneiras de integrar, da mais simples pra mais técnica.
| # | Forma | Quando usar |
|---|---|---|
| 1 | Nativa (Settings → Integrations) | A ferramenta está na lista oficial. Conecta com login (OAuth). Sempre a 1ª opção. |
| 2 | Ponte (Zapier / Make / Pabbly) | Não tem nativa. Conecta via automação no-code entre apps. |
| 3 | Webhook | Mandar/receber dados em tempo real de um sistema próprio. |
| 4 | API v2 (REST) | Integração custom de verdade. Precisa de plano Unlimited+. |
Integrações nativas — por categoria
Meta — Facebook & Instagram Nativa
A mais importante pra aquisição. Faz três coisas:
- Lead Ads sync: quem preenche o formulário de anúncio cai direto no CRM, sem planilha.
- DMs no inbox: mensagens de IG/FB caem em Conversations.
- Gestão de anúncios de dentro do GHL.
Google Ads & Google Business Profile Nativa
Google Ads: leitura de performance e base pra conversão. GBP: gestão de avaliações e “Reserve with Google”. Reviews são combustível de credibilidade local pra clínica.
WhatsApp (oficial via Meta) Nativa
WhatsApp de duas vias dentro de Conversations. É serviço pago à parte (~US$ 10/mês por subconta) e passa pela aprovação da Meta. Sem ele, o atendimento segue no WhatsApp normal e o registro no CRM é manual.
LC Phone / Twilio (SMS & ligação) Nativa
Número dedicado pra SMS e chamadas rastreadas dentro do CRM. Base das automações de SMS e do missed-call text-back (bloco 06).
E-mail — Mailgun / SMTP / LC Email Nativa
Motor de entrega dos disparos e das cadências. Sem domínio de e-mail autenticado, campanha cai em spam. Configurar SPF/DKIM é parte do setup.
Agenda & Vídeo — Google Calendar / Zoom Nativa
Sync bidirecional de agenda (anti-overbooking) e link de reunião gerado automático no booking (Zoom / Google Meet).
Pagamento — Stripe / PayPal Nativa
Cobrança avulsa, assinatura e invoice. Um pagamento pode ser gatilho de workflow (ex.: pagou → dispara onboarding).
Site — WordPress / Shopify / Slack Nativa
WordPress: embed de form e funil (ex.: sites Elementor de Guiaderodas/YÁgua). Shopify: carrinho abandonado. Slack: notificação de lead novo pro time.
Ganharam integração nativa no ano: HubSpot (trigger de contato criado + ações no workflow builder), Klaviyo e Browse AI, além do Shopify em 1-clique (OAuth). Relevante porque clientes que já vivem no HubSpot (caso YÁgua) agora têm caminho nativo, não só ponte.
Ponte — quando não tem nativa
Make / Zapier / Pabbly Ponte
Conectam o GHL a 1.500+ apps via automação no-code. Usar quando a ferramenta de destino do cliente não é nativa.
- Caso real — YÁgua: lead do site (WP/Elementor) → Webhook → Make → HubSpot. A ponte carrega a origem junto.
Webhook + API v2 (REST) Dev
Webhook: manda/recebe evento em tempo real (o Inbound Webhook vira gatilho de workflow). API v2: integração custom completa (plano Unlimited+).
- Atenção jul/2026: a assinatura antiga de webhook foi descontinuada — migrar pro header
X-GHL-Signature.
A integração mais valiosa da 7Tima não é uma só — é a corrente inteira: a UTM entra no GHL nos campos ocultos do form → gruda no contato → quando a venda fecha, marcar deal_won dispara a conversão offline de volta pro Meta (Conversions API) e pro Google Ads. Aí as plataformas otimizam por lead que virou paciente, não por clique. Isso é o que transforma “anunciar às cegas” em “anunciar por resultado”. Passo a passo no guia de tracking de cada cliente.
UTM no form
Campos ocultos gravam a origem no contato.
Contato + pipeline
A origem viaja com o lead pelo funil todo.
deal_won
Venda marcada dispara o evento de conversão.
Meta CAPI + Google
Plataformas otimizam por lead real.
Workflows: o que o GHL faz sozinho
A segunda seção-coração. Um Workflow é uma automação visual (arrasta-e-solta) que segue uma lógica simples: Gatilho → Condição → Ação. Algo acontece (gatilho), o sistema checa regras (condição) e executa passos (ações). São ilimitados em qualquer plano, inclusive o mais barato.
Ex.: formulário enviado (gatilho) → se veio da campanha X (condição) → manda SMS na hora (ação) → espera 1h (wait) → se não respondeu, notifica o comercial (ação) → lead respondeu = sai do fluxo (goal).
Recursos de workflow em 2026 (o que mudou)
- Workflow AI Builder: você descreve o que quer em português e o GHL monta o rascunho do workflow pra você revisar. Ótimo pra começar, sempre revisar.
- Recipes: ~17 templates prontos (agendamento, nutrição, drip de e-mail, webinar).
- Conversation AI: um bot que responde no inbox e qualifica antes de passar pra gente.
- 30+ tipos de gatilho cobrindo praticamente todo evento da plataforma.
Gatilhos mais usados
- Contact Created
- Form / Survey Submitted
- Appointment Status (agendou / compareceu / faltou)
- Opportunity Stage Changed
- Tag Added / Removed
- Inbound Message (resposta do lead)
- Trigger Link Clicked
- Call Status (ligação perdida)
- Payment Received
- Birthday / Custom Date
- Inbound Webhook
Ações mais usadas
- Send SMS / Email / WhatsApp
- Add / Remove Tag
- Create / Update Opportunity · Move Stage
- Assign to User
- Create Task · Internal Notification
- Wait (tempo, evento ou condição)
- If / Else (ramificar)
- Update Custom Field
- Add / Remove from Workflow
- Webhook (mandar pra fora)
- Go To / Goal
As automações-padrão que a 7Tima instala (no snapshot)
Estas vêm prontas no Snapshot 7Tima. São a espinha dorsal do follow-up do funil duplo.
Lead novo → o comercial é avisado na hora + o lead recebe a 1ª mensagem em segundos. Responder em 5–15 min é o que mais aumenta conversão; passou disso, esfria.
Se o lead não responde, entra numa sequência de e-mail + SMS com espaçamento crescente. Respondeu = sai do fluxo (stop-on-reply), pra não parecer robô em cima de gente que já está falando com você.
Confirmação no ato + lembrete 24h e 2h antes. Reduz falta, que é dinheiro jogado fora numa agenda de clínica.
Ligou e ninguém atendeu? Em 1 minuto sai um SMS: “vi que você ligou, quer agendar por aqui?”. Recupera lead que ia sumir.
Lead parado há 90 dias entra numa campanha curta. Quem reage, volta pro funil; quem não, sai da lista ativa. Ouro barato: base que você já pagou pra adquirir.
Pós-atendimento, pede a nota. Nota alta é roteada pro Google Business (reviews = credibilidade local); nota baixa alerta o dono antes de virar review público ruim.
Os 8 criativos que o marketing produz viram disparo de e-mail/WhatsApp pra base, segmentado por tag de temperatura — nunca pra base inteira sem critério (queima o canal).
1. Sempre teste com um contato real antes de ligar pra base. · 2. Toda cadência precisa de stop-on-reply, ou você atropela conversa em andamento. · 3. Respeite o fuso — SMS às 3h da manhã queima o número. · 4. Nunca edite um workflow ativo sem duplicar. Uma automação mal mexida dispara mensagem errada pra base inteira, de uma vez.
O inbox unificado: onde a gente entra
Toda resposta de lead cai em Conversations — WhatsApp, Instagram, e-mail e SMS num lugar só. É onde a automação termina e a pessoa começa.
O que o sistema faz sozinho
- Notifica quando um lead novo entra
- Envia o follow-up se ninguém responde
- Muda tag e estágio conforme o lead interage
- Recupera lead frio
O que é insubstituivelmente humano
- Responder conversa de verdade
- Pausar a automação quando engatar (responder já pausa, mas confira)
- Marcar o desfecho: ganhou, perdeu ou segue
Perdeu, marca perdido (com motivo). Pipeline inflado de lead morto mente pra todo mundo — inclusive pro relatório do fim do mês. Honestidade radical vale pra dentro também.
Como a 7Tima instala um cliente do zero
Juntando tudo: a sequência de montagem de uma subconta nova. É isso que o A3.2 promete entregar em 30 dias.
- Cria a subconta (Location) na conta Agency.
- Aplica o Snapshot 7Tima — pipeline, workflows, campos, forms e templates entram prontos (bloco 02).
- Liga as integrações do cliente — Meta, Google, WhatsApp, agenda, pagamento (bloco 05).
- Monta a captura — form/funil com campos ocultos de UTM e a página de obrigado (bloco 04).
- Ajusta os workflows ao cliente — textos, tempos, canais (bloco 06).
- Configura o elo de ROI — deal_won → Meta CAPI + Google (bloco 05).
- Testa de ponta a ponta com um lead real e treina o cliente.
Todo ajuste que melhorar um cliente e for reaproveitável volta pro snapshot-mestre. É assim que o próximo cliente nasce melhor que o anterior — aprendizado composto na ferramenta, não só na cabeça de quem montou.
Glossário e fontes oficiais
| Termo | Em português claro |
|---|---|
| Location / Sub-account | A conta de um cliente dentro da conta-mãe da 7Tima. |
| Snapshot | Molde congelado de uma subconta — instala o padrão 7Tima de uma vez. |
| Opportunity | Uma negociação em andamento (o card no funil). |
| Workflow | Automação: gatilho → condição → ação. |
| Trigger / Action | Gatilho que inicia / passo que executa dentro do workflow. |
| Tag | Etiqueta no contato, usada pra segmentar. |
| Custom Field | Campo personalizado (ex.: UTM, procedimento). |
| Conversations | Inbox unificado (WhatsApp, IG, e-mail, SMS). |
| LC Phone / LeadConnector | A camada de telefonia/mensageria do GHL (a marca por baixo do white-label). |
| CAPI (Conversions API) | Canal do Meta pra receber conversão pelo servidor, não pelo navegador. |
| Recipe | Template pronto de workflow. |
Documentos irmãos na 7Tima
- Guia do A3 na Prática — como o comercial opera o CRM já pronto (pipeline, follow-up, mensagens).
- Guias de tracking (Confluência) — o passo a passo do elo de ROI por cliente: Guiaderodas · Patrícia · YÁgua.
- Gerador de UTM 7Tima — wireframe.7tima.com.br/utm-builder.